AIと生産性

1. 実際の事実をプロンプトに入れます。商品名、サイズ、素材、価格、用途を書き出しておくと、アシスタントはその情報をもとに作成します。
2. 形式を指定します。たとえば「Instagram向けに、親しみやすい口調で2文のキャプションを書いてください」と伝えます。Googleは、効果的なプロンプトの要素としてタスク、文脈、形式を挙げています。
3. 下書きを依頼し、ゆっくり読みます。Googleは、Gemini Appsが不正確な情報を生成し、それを事実として示すことがあると述べています。
4. すべての記述を手元の事実と照らし合わせます。サイズ、素材、価格、在庫のほか、「2日でお届け」のような約束も確認します。
5. 確認できない内容は削除します。商品の詳細に書かれていない記述は消します。
6. 修正は同じチャットで依頼します。たとえば「短くして、保証についての文を削除してください」と伝えます。
7. 医療、法律、金融に関する記述にアシスタントを使わないでください。Googleは、そのような助言についてGeminiに頼らないよう勧めています。最終的な文章をご自身で確認してから投稿します。

• Google、Gemini Appsの回答について（Gemini Appsヘルプ）
• Google Workspace、ビジネス向けの効果的なAIプロンプトの書き方（Gemini for Workspace）
• Microsoftサポート、Microsoft Copilotでプロンプトを書き始める

AIの回答を使う前の確認

1. 個人情報を含めずに状況を説明します。顧客の氏名や番号が入ったメッセージをそのまま貼り付けず、「顧客が注文の到着時期を尋ねています」のように書きます。
2. 機密情報は入力しません。Gemini Appsのプライバシーハブには、審査担当者に見られたくない機密情報を入力しないように、と書かれています。
3. 一部のチャットは人が読む場合があると知っておきます。Googleによると、サービス改善のため、サービスプロバイダーの研修を受けた審査担当者を含む人が、一部のチャットを確認します。確認されたチャットは最長3年間保存されます。
4. アクティビティの設定を確認します。Gemini Appsで「アクティビティの保存」をオフにすると、今後のチャットがサービス改善のために確認されることはなくなります。ただしGoogleは、ユーザーへの応答とユーザーの保護のためには、引き続きチャットを使用します。
5. 削除しても確認済みの分は取り消せないと覚えておきます。アクティビティを削除しても、審査担当者がすでに処理したチャットは消えません。
6. アップロードするファイルに注意します。Microsoftによると、Copilotと共有したファイルは短期間、最長18か月保存され、モデルの学習には使われません。必要がない限り、顧客の情報を含むファイルはアップロードしません。
7. 個人情報は後からご自身で加えます。下書きをチャットの外にコピーし、顧客の氏名と注文番号は自分のメッセージの中で入力します。

• Google、Gemini Appsのプライバシーハブ（Gemini Appsヘルプ）
• Microsoftサポート、Microsoft Copilotでのファイルアップロード

AIとインドネシアでのデータ

1. アシスタントを開きます。Geminiの場合はgemini.google.comにアクセスします。Copilotの場合はCopilotアプリを開きます。
2. ファイルを添付します。Geminiでは「Add files」をクリックし、「ファイルをアップロード」を選びます。Copilotではプラス（+）のアイコンを選び、画像やファイルを追加するオプションを選びます。
3. 上限を確認します。Geminiは、1回のプロンプトにつき最大10ファイル、ほとんどのファイル形式で最大100MBまで受け付けます。Copilotは、1つの会話で最大20ファイル、1ファイルあたり最大50MBまで受け付けます。CopilotがサポートするドキュメントとしてPDF、DOCX、XLSX、PPTXが挙げられています。
4. やってほしいことを入力します。たとえば「このレポートを、店のオーナー向けに5つのポイントで要約してください」と入力し、プロンプトを送信します。
5. 同じチャットで追加の質問をします。たとえば「支払い条件についてどう書かれていますか」と尋ねます。
6. 回答が薄いと感じたら、小さいファイルを使います。Googleによると、ファイルが大きすぎると、つながりや細部が抜けた回答になることがあります。Googleは、内容の少ない小さなファイルをアップロードするよう勧めています。
7. 要約をあてにする前に、元の文書と照らし合わせて確認します。特に数字と日付は注意が必要です。

• Google、Gemini Appsでのファイルのアップロードと分析（パソコン版、Gemini Appsヘルプ）
• Microsoftサポート、Microsoft Copilotでのファイルアップロード
• Google、Gemini Appsの回答について（Gemini Appsヘルプ）

AIツール

1. 最初にタスクを示します。アシスタントにしてほしいことを、たとえば「日曜日は店が休みであることを顧客に伝える短いメッセージを書いてください」のように、はっきり書きます。Microsoftは、プロンプトに必ず必要なのは明確な目標だけだと述べています。
2. 文脈を加えます。そのテキストが必要な理由と読む人を、たとえば「読み手は小さなパン屋の常連客です」のように伝えます。
3. 希望する形式を伝えます。長さ、口調、レイアウトを、たとえば「3文で、親しみやすい口調で」のように指定します。
4. 使ってほしい資料を示します。Microsoft Copilotでは、ファイルを添付するか、回答の根拠にしてほしい情報源を指定できます。
5. してほしいことを伝えます。望む作業を説明し、具体的な詳細を渡します。Googleは、ペルソナ、タスク、文脈、形式の4つすべてを毎回のプロンプトに入れる必要はないとも述べています。
6. 最初の回答は出発点と考えます。追加のプロンプトを送り、口調を変えたり、文章を短くしたり、詳細を足したりします。
7. 使う前に結果を読みます。同じプロンプトでも回答が変わることがあるため、GoogleとMicrosoftはどちらも出力を確認するよう勧めています。

• Google Workspace、ビジネス向けの効果的なAIプロンプトの書き方（Gemini for Workspace）
• Microsoftサポート、Microsoft Copilotでプロンプトを書き始める

AIツール